Bestuursvergadering 5 mei 2025

Agenda :Neos bestuur 05/05/2025 om 14u

Waar en wanneer : Keiberg 31, 3053 Haasrode bij Eric.

 

1. Verslaggeving : Carlo Vandecasteele.

2. Feedback Startdag van 25 april in Asse : Gerard en Carlo

3. Daguitstap Zoutleeuw : 11 september

• Promotiefolder te verspreiden.

• Inschrijvingen Zierikzee lopen nog

4. Light fietstochten/uitstap :

• 8/05 : Abdij van Vlierbeek

• 12/06 : Wijngaardberg : Mieke

• 11/09 : Zoutleeuw

• Hollands college

• Mini golf

• Dierkundig museum via Eddy Decuypere

5. Fietstocht 5 juni

• Hanzenbrug met Rik

6. Wandeling 10 juni

• Rik zorgt voor de wandeling

7. Overschakeling naar Dina

• Bestuursleden ingeven via relaties

• Email adres : oud-heverlee@neosclub.be aanvragen bij Nadia

• dina@neosvzw.be voor vragen ivm met Dina

• Datum van migratie ?

8. Opvolging bestuur 14/04/2025

• Evaluatie activiteiten april : wandeling Vossem, foyer, Bezoek Appelfabriekje, petanque, lezing Jan Van Humbeecl, fietstocht Gempemolen, uitstap Delft …

• Goedkeuring verslag ?

9. Fietsvakantie 21-25 juli.

• 14 mensen hebben betaald.

• Deelname Jan Hertogen en Nicole ?

10. Daguitstap Zierikzee op 31/07/2025 : Carlo

• Aantal inschrijvingen

11. Ledenfeest 21 augustus

12h: ontvangst, 13h: eten

Optreden Kris Baert, Eddy Peremans en Marleen Merckx

Voorstellen lezingenprogramma

Groepsfoto (Jan Hertogen?)

Dessert

12. Cultuur programma Neos : zijn er activiteiten op te nemen ?

• Optreden Scala in HH instituut 30/11/2025.

• Andere ?

13. Rondvraag / varia

• Volgende vergadering

 

Verslag Neos bestuur 05/05/2025

Aanwezig: Eric, Chantal, Nicole, Mieke, Gerard, Carlo

Waar: Keiberg 31, 3053 Haasrode bij Eric, om 14u

Verslaggever: Carlo

Website

1.       Algemeen

Gerard is webmaster en niemand anders voert wijzigingen door aan de opbouw van de site zonder zijn medeweten.

Niet alle activiteiten hebben een inschrijvingsknop bv wandeling Koebos, Light fietstocht abdij van Vlierbeek. Dit komt omdat de inschrijvingsperiode overschreden is.

Voor de gratis activiteiten (wandeling, fietsen, pétanque, foyer, .. ) zou men tot de dag zelf moeten kunnen inschrijven.

Practisch alle activiteiten zouden best openstaan voor iedereen. Voor de betalende activiteiten mits prijsverschil tussen leden en niet-leden (zie lezingen, leden 8 Euro en niet leden 15 Euro).  Dit werd niet toegepast voor bezoek DEWEZ tentoonstelling : voor Neos leden van de eigen afdeling 13 Euro, voor anderen eveneens 13 Euro. (Dit komt eigenaardig over voor bezoekers van de site). Dit kan natuurlijk niet meer veranderd worden.

De gratis activiteiten zouden gratis zijn voor allen. Wie regelmatig meedoet(gaat) zonder lid te zijn wordt hierop aangesproken. De bedoeling is dat men de kans krijgt om kennis te maken en daarna lid wordt. 

Bestuursvergaderingen zouden als interne activiteit kunnen aangemaakt worden, agenda en verslag worden bewaard.

Gerard en Nicole bekijken wat te doen met de fietsbijstandsverzekeringen.  

Iedereen van het bestuur kan op de website, enkel Eric, Gerard, Nicole en Chantal kunnen veranderingen aanbrengen.

Eric kan zelf de foto’s op de website zetten ipv de link door te sturen naar Gerard  WAT IS AFGESPROKEN? Ik mag dat doen J

Men kan geen tweede keer inschrijven voor een activiteit.

QR codes in de tekstbeschrijving wil Eric liever weglaten.

       2. Media

Bibliotheek valt onder de verantwoordelijkheid van Gerard.

3.       Relaties

Leveranciers worden ingevoerd onder contacten, met voor geslacht ‘andere’

Niet-leden eveneens, maar met voor geslacht m/v

Leden komen onder leden

Contacten zelf toevoegen als we wat tijd hebben en we ze nog kunnen uit Gust halen.

De namen van alle leden zijn in grote  letter, Lieve dereymaeker  kunnen we niet veranderen, allicht omdat zij al lid is van Hoogstraten.

4. Inschrijvingen

Bijkomende inschrijving manueel kan alleen gebeuren via bulkinschrijvingen omdat de inschrijver er dan niet bijgeteld wordt.

Een inschrijving moet eerst geannuleerd worden en kan dan pas verwijderd worden.

Cfr inschrijven van de petanquers via ‘inschrijving toevoegen’: omdat er geen datum bij de activiteit staat is het soms een beetje zoeken om de activiteit te vinden.

Opgelet met al die No-reply mails, kan op den duur vervelend worden.

No-reply mails kunnen vermeden worden door in te schrijven via de knop inschrijvingen toevoegen.

Wat gebeurt er als men nog iemand extra toevoegt bij een wandelactiviteit achteraf : komt er dan ook nog een no-reply mail bij elk van die personen ? Ja tenzij men de knop inschrijven toevoegen gebruikt.

5. Financiën

Mollie werkt goed.

Maar nog geen betalingen binnengekomen : frequentie verhogen van 1x/week naar 1x/dag.

Nicole zet alle betalenden van toekomstige activiteiten in Dina vanuit Gust. De rest doen Gerard en Eric.

Link naar  Uit in Vlaanderen werkt niet

Wanneer een inschrijving via de club gaat (bv. Scala), wanneer we de activiteit in ons programma opnemen,  zou het niet mogelijk mogen  zijn via Activiteiten Provinciaal en Nationaal in te schrijven.  KLOPT DIT? Dit is nog niet mogelijk omdat Provinciaal nog geen knop heeft voorzien maar het ziet er naar uit dat dit in de toekomst wel zal kunnen en mijn vraag is of we als club dit wel  willen.  Mijn inziens moeten we zo’n activiteit niet op clubniveau en op provinciaal niveau aankondigen.  Bekijk anders maar eens wat provinciaal nu zegt over scala op zijn website.  Dit leidt alleen maar tot verwarring bij de

leden.

Indien niet, zou men wel rechtstreeks op een provinciale of Nationale activiteit kunnen inschrijven. KLOPT DIT?

Vandaag worden alle paswoorden verstuurd.

Rest van de vergadering

1. Feedback Startdag van 25 april in Asse : Gerard en Carlo. Er werd heel wat info gegeven ivm nationale en provinciale activiteiten, sprekers, reizen, … De info berust voorlopig bij Carlo die ze bestudeert.
2. Daguitstap Zoutleeuw : 11 september

·         Promotiefolder te verspreiden, nog even wachten met promotie

·         Inschrijvingen Zierikzee lopen nog

3. Light fietstochten/uitstap :

·         8/05 : Abdij van Vlierbeek

·         12/06 : Wijngaardberg : Mieke

·         11/09 : Zoutleeuw

·         10/07 Hollands college

·         Mini golf

·         9/10 Dierkundig museum via Eddy Decuypere

4. Fietstocht 5 juni

·         Hanzenbrug met Rik en André

5. Wandeling 10 juni in Bertem

·         Rik zorgt voor de wandeling, Nicole gaat mee

6. Overschakeling naar Dina

·         Bestuursleden ingeven via relaties

·         Email adres : oud-heverlee@neosclub.be aanvragen bij Nadia

·         dina@neosvzw.be voor vragen ivm met Dina

·         Datum van migratie ?

7. Opvolging bestuur 14/04/2025

·         Evaluatie activiteiten april : wandeling Vossem, foyer, Bezoek Appelfabriekje, petanque, lezing Jan Van Humbeeck (51 aanwezigen), fietstocht Gempemolen, uitstap Delft (56  deelnemers, 2 anderen belden zeer laat af). Alle activiteiten werden als positief gewaardeerd.

8. Fietsvakantie 21-25 juli.

·         15 mensen hebben betaald.

·         Deelname Jan Hertogen ?

·         Rik en Jenny zouden meegaan (Nicole kijkt dit na)

·         Chantal en Carlo zullen een aantal mogelijke bezoeken suggereren aan Nicole

9. Daguitstap Zierikzee op 31/07/2025 : Carlo

·         24 inschrijvingen, er moet nog wat publiciteit gemaakt worden

10. Ledenfeest 21 augustus

12h: ontvangst, 13h: eten

Optreden Kris Baert, Eddy Peremans en Marleen Merckx

Voorstellen lezingenprogramma

Groepsfoto (Jan Hertogen?)

Dessert

Volgende vergadering werkverdeling en detailafspraken

11. Cultuurprogramma Neos : op te nemen activiteiten

·         Optreden Scala in HH instituut 30/11/2025, Leuven

·         Andere

o   Melodieën voor miljoenen, 26 oktober, Antwerpen

o   Cirque du Soleil, Alegria, 9 november, Brussel

 

12. Rondvraag / varia

 

·         Rik neemt ontslag als bestuurslid. Het bestuur gaat op 3 juli met Rik en Jenny eten. ’s Avonds, zonder partners

·         Volgende vergadering 16 juni 10h bij Eric

 

 

Carlo Vandecasteele

06/05/2025